Qué es el confirming

El confirming bancario es un servicio que ofrecen las entidades financieras a empresas o particulares, cuya finalidad se encuentra en la gestión de sus pagos a proveedores. Para llevarlo a cabo, el banco adelanta la cuantía a pagar por parte de la empresa y se la abona al proveedor, que la cobrará de forma anticipada y a través de la financiación, siempre con anterioridad a la fecha de vencimiento. También conocida como “factoring de proveedores” o “pago confirmado de proveedores”, esta modalidad requiere la presencia de un tercero (la entidad bancaria), que aplicará comisiones e intereses de anticipos a todos los proveedores que quieran adelantar sus cobros.

Para qué sirve y cómo funciona el confirming

Desde el lado de la empresa, el confirming es una herramienta ideal para eliminar procesos administrativos relacionados con los pagos y, al mismo tiempo, garantizar a sus proveedores una forma de cobro segura que tendrán disponible en cualquier momento. Por otro lado, desde la perspectiva del proveedor, este se asegura de que nuestra empresa en cuestión vaya a pagarle en los plazos pactados, teniendo la opción, además, de recibir esas cuantías por adelantado. Hay tres figuras que forman parte del confirming:

1. Cliente o transmisor del confirming. Pese a que se suele realizar en empresas, también es un servicio disponible para particulares. Es la parte que realiza la petición del servicio al banco, y acostumbran a ser grandes empresas con un volumen elevado de clientes y, por ende, con muchos proveedores.
2. Beneficiario. Es el proveedor que termina recibiendo el pago de las facturas.
3. Gestor o intermediario. Es la entidad financiera, generalmente bancaria, que se encarga de intermediar en la relación, realizando el pago de las facturas y aplicando intereses y/o comisiones por ello.

Para saber cómo funciona un confirming, debes saber que todo procedimiento de este tipo se compone por las tres partes mencionadas anteriormente, y es bastante sencillo de comprender. En primer lugar, el transmisor realiza la petición del servicio al banco, y este debe comprometerse a realizar todos los pagos de las facturas a sus proveedores. Si la respuesta es positiva y se llega a un acuerdo, el banco recibe la información de todas las facturas de su cliente, y ofrece a cada proveedor la posibilidad de cobrarlas, ya sea en su fecha de vencimiento o con anticipación, y le informa de los respectivos intereses y comisiones.

Una vez tomada una decisión por parte del proveedor, este recibirá el pago en la modalidad que haya escogido, ya sea en la fecha de vencimiento o a plazos (anticipado). Por último, es el cliente o transmisor el que debe pagar las facturas al banco en las fechas pactadas previamente, las cuales pueden ubicarse antes, después o en el mismo vencimiento del pago en cuestión.

Tipos de confirming

Existen varios tipos de confirming, algunos de ellos en función de la parte que asume el riesgo frente a impagos:

1. Confirming con recurso. Es el proveedor el que asume el pago cuando el cliente o transmisor no cumple su obligación con el banco.
2. Confirming sin recurso. En este caso, el proveedor está libre de riesgos frente a impagos. Y es la propia entidad bancaria la que los asume. Cuando vence la deuda y el banco no puede cobrarle a su cliente, no tiene manera de exigir el pago.

Y otros en función de la modalidad de pago:

1. Confirming estándar. Es el tipo de confirming más utilizado, en el que el banco gestiona los pagos a su cliente y ofrece a los proveedores la opción de cobrar las facturas de forma anticipada.
2. Pago financiado. El cliente realiza el pago de la factura al proveedor en la fecha del vencimiento. Dicho pago se ha financiado con la entidad bancaria en un determinado plazo, tras el cual se le cargará en la cuenta la cuantía correspondiente sumada a comisiones y/o intereses.
3. Pronto pago financiado. Cliente y proveedor acuerdan una fecha de pago anterior a la del vencimiento, determinando un descuento por pronto pago de la factura. El banco se encarga de pagarla en ese momento, y financia al cliente la misma hasta el vencimiento original de la factura, sumándole también comisiones y/o intereses.

Cuáles son sus ventajas para tu empresa

• Mejora de la imagen de marca e incremento del prestigio de la empresa frente a proveedores, ya que estos pueden percibir una posibilidad de cobro seguro, mejorando significativamente la relación con los mismos.
• Se evitan todos los problemas e incidentes que puedan surgir de la gestión de pagos a proveedores.
• Ahorro de los gastos de administración interna de los pagos, así como de todas las gestiones a realizar en el pago a proveedores.
• Crecimiento de los proveedores, traducido en un beneficio para la empresa y sus intereses, ya que estos pueden gozar de mayor liquidez al tener la oportunidad de cobrar las facturas de forma anticipada.

Bancos que ofrecen este servicio

En España, algunos de los principales bancos ofrecen servicios de confirming, así como también lo hacen determinadas empresas especializadas en esta herramienta:

• BBVA y Banco Santander. Dos de los grandes bancos de nuestro país ofrecen servicios de confirming y factoring en España a sus clientes.
• Eurofactor. Esta empresa, con más de 30 años de experiencia, se especializa en servicios de confirming, sobre todo en medianas y grandes empresas, contando con asesoramiento administrativo y financiero.
• Gedesco Factoring. Desde hace 20 años ofrecen servicios de confirming, y tienen uno de los volúmenes de clientes más grandes en este sector.

Ahora que sabes qué es el confirming, sin duda alguna, una herramienta que permite obtener beneficios a las tres partes involucradas. El cliente ahorra en gestión y mejora su relación con los proveedores, estos últimos obtienen liquidez y se garantizan el cobro de las facturas, y los bancos obtienen rentabilidad a través de los intereses y comisiones de la operación.

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Qué es una factura electrónica

La factura electrónica es una factura, de forma que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel y, como ocurre con esta, sirve para justificar la compra de bienes o la prestación de servicios. No obstante, al contrario de lo que ocurre con la factura en papel, la factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico.

En cualquier caso, la expedición de una factura electrónica solo se podrá llevar a cabo con el consentimiento del destinatario. De esta forma, constituye una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Características de la factura electrónica

La factura electrónica ha de cumplir con las siguientes características. Así, las características de la factura electrónica con las siguientes:

• Se han de cumplir los requisitos del Estatuto Tributario.
• Ha de facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías de forma segura.
• Se han de incluir e implementar mecanismos de control como la firma electrónica. De este modo, se garantiza la autenticidad e integridad de este documento.
• Se necesita del consentimiento del receptor de la factura, quien deberá permitir que se le entregue en formato electrónico y no en papel.
• La factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico, siendo lo habitual que se entregue en formato PDF en el correo electrónico del receptor.
• Se facilita la lucha contra el fraude.
• Es, sin duda, una mejora en la atención al cliente.

Normativa española sobre la factura digital

Al igual que ocurre con la factura en papel, la factura digital o electrónica se encuentra regulada en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación. Este Reglamento es el que establece las normas que las facturas deberán observar de forma obligatoria. Así pues, la factura digital deberá cumplir con los siguientes requisitos para que se trate de una factura electrónica legal.

• Las facturas electrónicas deberán ser legibles y su contenido deberá ser íntegro. Así, el contenido de la factura no puede haber sido modificado.
• Las facturas electrónicas deberán garantizar la autenticidad del origen de esta. Esto es: deberán garantizar la identidad del emisor de la factura. La firma electrónica es el mejor método para garantizar la autenticidad de la factura. Sin embargo, su inclusión no es obligatoria desde la entrada en vigor de la Ley 25/2013.
• El plazo de expedición deberá ser en el mismo momento en que se realiza la operación cuando el destinatario es un particular. Sin embargo, cuando el destinatario es una empresa o un profesional, la factura electrónica podrá emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se lleva a cabo la operación.
• El destinatario deberá conservar las facturas durante el periodo de prescripción.
• A partir del año 2015, en España es obligatorio emitir facturas digitales para todos los organismos de la Administración Pública. Así, para las operaciones que se lleven a cabo con Ayuntamientos, Comunidades Autónomas y otras empresas y organismos públicos se deberá emitir una factura electrónica. No obstante, esto no será necesario cuando el importe de la factura no supere los 5000 euros.
• El emisor de la factura deberá garantizar la accesibilidad a las facturas, de forma que deberá contar con el consentimiento del cliente o del receptor de esta para poder emitirla en formato digital.

Cómo afrontan los bancos el uso de la factura electrónica

La digitalización ha cambiado el mercado y, como no podía ocurrir de otra manera, también ha afectado a las empresas del sector bancario. ¿Cómo afecta la factura electrónica a la contabilidad de los bancos en España y cómo afrontan estas entidades el uso de este tipo de facturas?

Sin duda, los bancos se enfrentan a muchos retos: el uso de las facturas digitales, las restricciones de la regulación, la reducción de costes o la demanda de los clientes de mejores experiencias. Por ello, para conseguir todos estos objetivos, las entidades bancarias han comenzado a implementar la digitalización para mejorar sus servicios y conseguir los objetivos fijados. Una buena forma, además de un objetivo en sí mismo, es el uso de la factura electrónica. Sin duda, esto es de vital importancia, ya que el uso de este tipo de factura en formato electrónico cuenta con multitud de ventajas, entre las que se encuentran las siguientes:

• Eliminación de los costes de impresión y de envío de la factura.
• Acceso y almacenamiento más rápido, sencillo y ágil.
• Mejora la lucha contra el fraude.
• Mejora el servicio a los clientes, quienes podrán acceder a la factura desde su correo electrónico de forma sencilla y en cualquier momento y lugar, siendo preciso únicamente contar con acceso a Internet.
• Reducir los errores humanos.
• Reducción de los tiempos de tramitación y cobro de la factura.
• Facilidad de gestión de las facturas electrónicas al poder incorporarla en los sistemas informáticos de las empresas. Esto permite una mejor gestión de los gastos en que incurren las empresas.
• Se fomenta la modernización de la economía y el desarrollo de nuevas tecnologías, como sistemas de pago electrónico.

No obstante, y a pesar de las ventajas con que cuentan las facturas electrónicas, es un reto absoluto la aceptación de este tipo de justificantes por la clientela de las entidades bancarias, así como por las pequeñas y medianas empresas.

El proceso de digitalización trae consigo la utilización de instrumentos como las facturas electrónicas que tienen por objeto facilitar la gestión de los cobros, entre otras muchas ventajas. No obstante, la implementación de este tipo de tecnologías o recursos digitales no resulta nada sencilla, sobre todo para aquellos clientes acostumbrados a otra forma de hacer las cosas. Por eso es importante que todos ellos aprendan poco a poco qué es una factura electrónica.

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Tipos de pagos electrónicos

El pago electrónico o en línea es un sistema que facilita la realización del pago de una operación de compraventa a través de Internet. Las formas de pago electrónico sirven para realizar una transferencia de dinero entre comprador y vendedor a través de Internet. Es por ello por lo que los métodos de pago actuales son una pieza fundamental en las transacciones de compraventa de hoy en día.

Existen diferentes tipos de pago electrónico, de forma que es posible adaptar el servicio de pago electrónico a las necesidades del vendedor y del negocio de que se trate. Veamos los diferentes métodos de pago electrónicos que existen en la actualidad.

Datáfono móvil o TPV virtual

El TPV virtual es uno de los medios de pago electrónico más utilizados por los comercios que operan a través de Internet, constituyendo la versión online del TPV físico. Gracias a estos sistemas, los clientes podrán pagar con tarjeta a través de internet. En definitiva, el TPV virtual sustituye al datáfono en formato físico tradicional —y del que disponen prácticamente todos los comercios para permitir pagar con tarjeta a los clientes que compran presencialmente—.

Para poder utilizar este método de pago, el cliente deberá tener una cuenta bancaria y una tarjeta vinculada a dicha cuenta. En general, los TPV virtuales aceptan cualquier tipo de tarjeta VISA o Mastercard, aunque lo recomendable es que el cliente compruebe, a la hora de solicitar la tarjeta a su banco, si esta es aceptada por estos medios de pago.

Código QR

Otro sistema de pago cada vez más en auge es el código QR. Este método de pago funciona a través del teléfono móvil. Así pues, el cliente deberá acceder a la aplicación para pagar y escanear el código QR. La transacción se aprobará pasados algunos segundos, y se formalizará la compraventa. No obstante, para poder hacer uso de esta forma de pago es imprescindible tener conexión a Internet, por lo que, en caso de no tener cobertura o de que el comercio no disponga de wifi, no se podrá hacer uso de este medio de pago.

Pasarelas de pago

Una pasarela de pago es la versión online de un Terminal de Punto de Venta o TPV. Así, este sistema de pago constituye una tecnología que facilita la transmisión de información entre el vendedor, el comprador y la entidad bancaria en cuestión. Además, este tipo de método de pago electrónico resulta completamente seguro y, en caso de fraude o estafa, es posible que el cliente rechace el pago y recupere el dinero. Un buen ejemplo de pasarela de pago, quizá el más famoso, sea PayPal.

Sin duda, la mayor ventaja de esta forma de pago es la gran seguridad que ofrece a los usuarios. Así pues, la pasarela de pago cifra la información bancaria antes de enviarla al resto de agentes que intervienen en la transacción, tras lo cual deberá ser validada por el banco del cliente.

Criptomonedas y dinero virtual

Sin duda, las criptomonedas o monedas digitales han supuesto toda una revolución, ya que es un método de pago que permite pagar en diferentes divisas. Esto facilita sobremanera el poder realizar operaciones de compraventa en diferentes lugares del mundo.

Además, gracias a la utilización de la criptografía, las transacciones y operaciones resultan muy seguras. Esto es así porque se puede controlar la creación de unidades adicionales, además de verificar las transferencias a través del uso de tecnologías relativas al registro distribuido.

Pago contrarreembolso

El pago contrarreembolso es un medio de pago que es utilizado en las ventas a distancia a través de Internet, vía telefónica o vía catálogo que consiste en pagar el importe del valor del pedido a la persona que efectúa la entrega de este en nuestro domicilio. Generalmente el pago se realiza en efectivo, aunque también hay comercios que facilitan el pago con tarjeta. A la entrega del pedido, el repartidor solicitará al destinatario la firma de un albarán. Este albarán certifica que el pedido ha sido entregado y que el comprador ha pagado el importe del pedido.

Se trata de un método de pago electrónico tradicional que sigue siendo usado por bastantes compradores, ya que resulta seguro al no tener que facilitar datos bancarios. No obstante, cada vez es menos utilizado.

Cómo elegir el banco que mejor gestione los distintos métodos de pago

En la actualidad son pocas las entidades bancarias y financieras que no ofrecen a sus clientes diferentes métodos de pago electrónicos. Esta es una buena manera de apoyar el emprendimiento y de facilitar que los pequeños comercios puedan competir en el mercado actual. No obstante, es fundamental saber elegir el banco que mejor gestione los distintos métodos de pago electrónico. Para ello, los clientes deberán fijarse en las siguientes cuestiones:

• Cobro de comisiones: lo habitual es que los bancos cobren por estos servicios, pero actualmente existen muchas entidades bancarias que no aplican comisiones por estos servicios. Por ello, lo mejor es optar por una entidad que no cobre comisiones y, en caso de elegir algún banco que sí aplique comisiones, informarse muy acerca del importe de estas.
• Seguridad en las transacciones: el banco debe utilizar medidas de seguridad que eviten el fraude, las estafas y el robo de dinero a través del comercio online. Las transacciones completamente seguras son un buen reclamo para captar más clientes.
• Horarios sin limitaciones: resulta imprescindible que la banca online opere las 24 horas del día para que todos los clientes puedan realizar una transacción a cualquier hora del día.

El crecimiento del comercio electrónico es imparable. Cada vez está más en auge, por lo que resulta de vital importancia hacer uso de métodos de pago electrónicos. Para ello, es importante saber qué banco elegir y cómo acertar en esta elección. Utilizando un buen comparador financiero, la elección será más certera y, sin duda, más sencilla.

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Sin duda, las tarjetas de crédito se han convertido en el día a día de particulares y empresas. Es por ello de vital importancia saber cómo llevar a cabo la contabilización de las tarjetas de crédito en una empresa y cómo puede ayudar la entidad bancaria en esta cuestión.

Cómo contabilizar las operaciones con tarjetas de crédito en una empresa

Las empresas utilizan la tarjeta para llevar a cabo la mayor parte de sus pagos. No obstante, también hacen compras y retiran efectivo. Aunque contabilizar los gastos de la tarjeta de crédito no resulta complicado, es necesario llevar a cabo esta contabilización de forma ordenada. Además, se ha de tener en cuenta que la contabilización de tarjetas de crédito en la actualidad empresarial dependerá del tipo de tarjeta que se utilice.

Contabilización con tarjeta de crédito

A través de la tarjeta de crédito, la empresa realizará operaciones haciendo uso la línea de financiación temporal en qué consisten dichas tarjetas. Así pues, la empresa podrá pagar con la tarjeta de crédito, independientemente de si hay fondos en la cuenta corriente empresarial o no. No obstante, la línea de financiación no es ilimitada, sino que habrá un máximo que se pactará previamente con el banco. Será a final de mes cuando la entidad bancaria cobre el montante resultante, aplicando los correspondientes gastos complementarios e intereses correspondientes.

Para contabilizar los gastos efectuados con la tarjeta de crédito se tendrán que tener en cuenta las siguientes partidas:

• Disposición de dinero en efectivo: además de hacer pagos directamente con la tarjeta, la empresa también podrá disponer de dinero en efectivo. En este caso, la entidad bancaria aplicará un interés por dicha operación. La disposición de dinero en efectivo se verá reflejada en la partida de cuenta de caja.
• Cobros con tarjeta de crédito: no solo las empresas hacen uso de las tarjetas de crédito, también los particulares las utilizan. De este modo, cada vez es más habitual que los clientes realicen sus pagos a las empresas utilizando tarjetas de crédito. Para ello, las empresas cuentan con terminales TPV que les facilitarán las entidades bancarias. A cambio, la empresa deberá pagar al banco una serie de comisiones o intereses. No obstante, también hay ciertas tarifas planas que no dependen del importe de las operaciones.
• Intereses con las entidades bancarias: los bancos cobran intereses por los diferentes productos que comercializan, desde terminales TPV hasta líneas de financiación, así como por la propia utilización de la tarjeta.

Para que la contabilización sea adecuada, la empresa deberá diferenciar entre el haber y el debe. Veámoslo:

• Haber: en el haber deberán aparecer los cobros que practique la empresa. Así pues, en la partida del haber aparecerán reflejados los pagos realizados por los clientes, tanto en efectivo como por tarjeta de crédito o débito.
• Debe: en la partida del debe se verán reflejadas las deudas contraídas por la empresa, así como los pagos llevados a cabo por la tarjeta de crédito. También aparecerán el pago en concepto de servicios bancarios, como las comisiones y los intereses.

Contabilización con tarjeta de débito

A través de la tarjeta de débito, la empresa cargará los pagos directamente a la cuenta corriente de la misma. De este modo, las tarjetas de débito solo se podrán usar en tanto que haya fondos en la cuenta corriente. No obstante, las entidades bancarias facilitan a las empresas diferentes modalidades para hacer el cargo de los pagos: pago al contado o pago al final del mes.

• Pago al contado: cuando el pago es al contado, estos se cargarán de forma ordenada conforme se vayan realizando los pagos. Esta modalidad no entraña gastos adicionales ni la aplicación de intereses. Es una forma muy sencilla de contabilizar los gastos de una empresa de forma ordenada y por orden cronológico.
• Pago al final de mes: en este caso, la entidad bancaria carga a la empresa los gastos efectuados durante el mes al final de este. Así pues, será a final de mes en el que se concentren las operaciones realizadas. En esta modalidad, lo habitual es utilizar una cuenta complementaria o subcuenta para ir reflejando estas operaciones. En cualquier caso, será a final de mes cuando la entidad bancaria liquide los gastos y los cargue en la cuenta corriente de la empresa.

Cómo puede ayudar tu banco en la contabilización de tarjetas de crédito en una empresa

Aunque son las empresas las obligadas a contabilizar las operaciones llevadas a cabo con las tarjetas de crédito a través de una hoja de cálculo, lo cierto es que las entidades bancarias pueden ayudar a cumplir con esta cuestión de forma más adecuada y ordenada.

Las entidades financieras pondrán a disposición de las empresas líneas de financiación con condiciones especiales para empresas, así como cuentas secundarias complementarias en las que las entidades podrán ir reflejando los gastos en que incurran a lo largo del mes. Esto es especialmente importante para el uso de las tarjetas de crédito. De esta forma, y teniendo en cuenta que los gastos se cargarán a final de mes, la empresa podrá ir apuntando y controlando los gastos que haga a lo largo del mes.

Debido al uso cada vez más extendido de las tarjetas de crédito en la actualidad empresarial, es de vital importancia saber cómo llevar a cabo la contabilización de los gastos. Una adecuada y ordenada contabilización de los pagos con tarjeta de crédito es importante para controlar mejor los costes de una empresa y no incurrir en gastos superfluos.

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Qué es un sistema de pago electrónico

Un sistema de pago electrónico o sistema de pago en línea es un sistema que facilita la realización de un pago de una transacción a través de Internet. Los sistemas de pago electrónico sirven para realizar una transferencia de dinero entre comprador y vendedor a través de Internet. Por ello, los sistemas de pago electrónico son una pieza fundamental en el proceso de compraventa del comercio electrónico o e-commerce.

Comprender cómo funciona el sistema de pago electrónico puede resultar complejo, si bien resulta más sencillo cuando se comprenden los diferentes agentes que intervienen en el pago electrónico:

• Titular de la tarjeta: el titular de la tarjeta será la persona que efectúe la compra de un producto o la contratación de un servicio a través de Internet.
• Comerciante: el comerciante es la persona o empresa que comercializa determinados productos u ofrece ciertos servicios a los consumidores y usuarios, es decir, al titular de la tarjeta.
• Entidad bancaria adquirente: la entidad bancaria adquirente es aquella que formaliza un contrato con el comerciante, en virtud del cual se encargará de aceptar las transacciones. De esta manera, la entidad bancaria adquirente facilitará el proceso de compra en línea, autorizando el pago y la legitimidad de la cuenta bancaria del titular de la tarjeta.
• Procesadora de pagos: esta es la que se encarga de llevar a cabo la transacción entre el titular de la tarjeta y el profesional o empresa comerciante. De esta forma, se hará oficial la operación de compraventa.
• Pasarela de pago: la pasarela de pago es la infraestructura que tiene como cometido procesar los pagos del comerciante. A través de la utilización de protocolos de seguridad y cifrados, la pasarela de pago garantiza la seguridad de todas las operaciones de compraventa y transacciones que tienen lugar entre comprador y vendedor.

Tipos de pagos electrónicos

Existen diferentes tipos de pagos electrónicos, de forma que es posible adaptar el servicio de pago electrónico a las necesidades del comerciante y del negocio en cuestión. Algunos de los diferentes medios de pagos electrónicos son los siguientes:

• Datáfono móvil o TPV virtual: el TPV virtual es uno de los ejemplos de pagos electrónicos más utilizados por los comercios electrónicos. A través de estos sistemas que sustituyen al datáfono tradicional, el cliente podrá pagar con tarjeta de crédito o débito.
• Código QR: este sistema de pago funciona a través de un dispositivo móvil. Así pues, el cliente, siempre que tenga conexión a Internet, deberá acceder a la aplicación para pagar y escanear el código QR. La transacción se aprobará en algunos segundos y se formalizará la compraventa.
• Pasarelas de pago: un buen ejemplo de pasarela de pago es PayPal. Este tipo de sistemas de pago electrónico facilita la transmisión de información entre el comerciante, el comprador y la entidad bancaria en cuestión. Además, son muy seguras y es posible, en caso de estafa, rechazar el pago y recuperar el dinero.
• Criptomonedas o dinero virtual: han sido toda una revolución, ya que permiten pagar en diferentes divisas. Esto facilita mucho el realizar operaciones de compraventa con otros países del mundo.
• Pago contrarreembolso: aunque no es un pago electrónico en sí mismo, es muy habitual que las tiendas online ofrezcan esta modalidad. A través de este medio de pago, el comprador efectúa el pago una vez ha recibido el paquete. 

Cómo elegir el banco que te ofrece un mejor servicio de pago electrónico

Actualmente, son pocas las entidades bancarias que no facilitan diversos métodos de pago electrónico a sus clientes. Esta es una buena manera de apoyar el emprendimiento y, sobre todo, a las pequeñas y medianas empresas. No obstante, para elegir el banco que ofrece un mejor servicio de pago electrónico se deberán tener en cuenta las siguientes cuestiones:

• Transacciones completamente seguras: es fundamental que el banco elegido utilice sistemas y medidas de seguridad que eviten las estafas y el robo de dinero a través del comercio online.
• No cobran comisiones: aunque lo habitual es que las entidades bancarias cobren por el servicio de pago electrónico, lo cierto es que hay muchos bancos que han dejado de aplicar comisiones por estos servicios. Esto es muy común en los bancos electrónicos. Por ello, es imprescindible comprobar qué comisiones aplica la entidad bancaria por la prestación de este servicio.
• Sin limitación de horario: es imprescindible que la banca online esté disponible las 24 horas del día, de forma que se puedan hacer movimientos en cualquier momento.

En cualquier caso, para acertar con la elección, lo mejor es contar con los servicios de un buen comparador bancario. De esta forma, podremos elegir aquella entidad bancaria que mejor se adapte a nuestras necesidades. 

Sin duda, y teniendo en cuenta la relevancia de Internet, el negocio electrónico ha llegado para quedarse. Es más rápido, más cómodo y opera las 24 horas del día. Por ello es fácil comprender que cada vez sean más los que prefieran comprar a través de Internet y eviten acudir a los comercios físicos. Además, el comercio online es una buena forma de llegar a más cantidad de potenciales clientes, derribando las barreras físicas y permitiendo que los negocios sean conocidos en cualquier parte del mundo.

El comercio electrónico sigue creciendo, y es por ello por lo que los empresarios y profesionales han de tener muy en cuenta los diferentes medios de pagos electrónicos para dar el mejor servicio a sus clientes. No obstante, es primordial elegir una buena entidad bancaria, de forma que utilice el mejor servicio de pago electrónico.

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Qué son las tarjetas corporativas

Las tarjetas corporativas son un producto financiero que tienen como finalidad la gestión y el control de los gastos de las empresas de forma cómoda y fácil. De esta forma, las empresas no tienen que dar anticipos a sus trabajadores para los gastos que estos tengan en concepto de viaje y representación. Sin duda, son una buena manera de llevar a cabo una adecuada tesorería de la empresa de forma sencilla.

Por lo general, las tarjetas personales corporativas son emitidas a nombre de la empresa, si bien en estas también consta el nombre del empleado titular de la tarjeta. Para poder contratar estas tarjetas es precisa la firma de la entidad, así como la identificación fiscal y los registros financieros corporativos de la entidad bancaria que emite la tarjeta.

En cualquier caso, lo habitual es que las tarjetas para gastos de empresa estén especialmente destinadas a entidades de gran tamaño. Esto no significa que empresas más pequeñas no puedan hacer uso de este tipo de producto financiero.

Cuándo es recomendable contar con ellas en tu empresa

Las tarjetas corporativas están especialmente pensadas para grandes corporaciones. Sin duda, cuantos más empleados tiene una empresa, más recomendable será contar con ellas, especialmente para aquellos trabajadores de alto rango que viajan y llevan a cabo funciones de negociación y representación de la entidad.

Este tipo de tarjetas servirán a empresas con una cuantiosa plantilla de empleados para poder controlar los gastos de sus trabajadores. De esta forma, se evita que los trabajadores tengan que usar sus tarjetas personales, llevar a cabo el posterior informe de gastos y esperar a que la empresa reembolse el dinero que se hubiera gastado.

Así pues, gracias a las tarjetas corporativas se evita todo este proceso y los gastos se pueden categorizar y analizar. No obstante, los trabajadores deberán entregar a la empresa los recibos originales, además de estar obligados a no cargar gastos personales en la tarjeta de empresa.

Tipos de tarjetas corporativas y cuándo usarlas

Existen diferentes tarjetas corporativas o tarjetas de gastos que las entidades bancarias ofrecen a sus clientes. De este modo, pueden pagar en línea o directamente en una tienda física. Estas tarjetas se pueden clasificar dependiendo de la forma de pago. Son las siguientes:

• Tarjeta de crédito: a través de la tarjeta de crédito, la entidad bancaria adelanta cierta cantidad de dinero a su cliente, hasta un límite que se ha pactado previamente. Las empresas dan a sus empleados este tipo de tarjetas para que pueda hacer frente a los gastos de representación. A final de mes, la empresa deberá pagar el saldo resultante a la entidad bancaria con la que hubiera contratado la tarjeta. Al ser a nombre de la empresa, será esta la responsable en caso de no cumplir con el crédito resultante a favor de la entidad bancaria. De esta forma, en ningún caso será el trabajador el responsable de pagar al banco.
• Tarjeta de débito: la tarjeta de débito permite al empleado hacer uso de los recursos económicos de la empresa directamente. De esta forma, es como si el empleado accediera a las cuentas bancarias de la entidad, no generándose un derecho de crédito a favor del banco.
• Tarjeta de servicio: este tipo de tarjetas permiten a las empresas disponer de una línea de financiación temporal. Una vez que ha transcurrido el tiempo para el que fue contratada, la empresa deberá liquidar el dinero que se hubiera gastado.
• Tarjeta de prepago: en este caso, la empresa ingresa una cantidad determinada de dinero en la tarjeta. De esta forma, el empleado podrá hacer uso de la cantidad de dinero que previamente la entidad ha ingresado en la tarjeta. Una vez que el trabajador ha gastado todo el dinero, no podrá seguir haciendo uso de más crédito con esa tarjeta.

Ventajas de contar con tarjetas corporativas para tu empresa

El uso de las tarjetas corporativas cada vez está más extendido entre las empresas. Esto es debido a las muchas ventajas con que cuenta esta forma de sufragar los gastos derivados de la representación de la entidad. Las ventajas con que cuentan las tarjetas corporativas son las siguientes:

• Gracias a las tarjetas corporativas se mejora la presentación de informes y el mantenimiento de registros de los gastos en que incurren los trabajadores al desempeñar sus funciones.
• Se lleva a cabo una mejor monitorización y análisis del gasto de los trabajadores por parte de la entidad. Esto permite a la empresa elaborar un mejor y más fiel presupuesto.
• Las tarjetas corporativas suelen conllevar ciertos beneficios. Este es el caso de los servicios de viajes y la asistencia de emergencia, entre otros. En cualquier caso, estos beneficios dependerán del tipo de tarjeta corporativa que se haya contratado y de la entidad bancaria en cuestión.
• Las tarjetas corporativas facilitan a los trabajadores desempeñar sus funciones. De esta forma, los empleados no tendrán que adelantar su dinero personal para sufragar los gastos derivados de su actividad profesional.
• Suponen un medio simplificado para que los empleados puedan sufragar gastos derivados de su actividad laboral.
• Las tarjetas corporativas pueden facilitar los viajes de negocios. De hecho, son muy utilizadas por los empleados que suelen tener que viajar por motivos de trabajo. Asimismo, estas tarjetas suelen conllevar beneficios en los aeropuertos y estaciones. Tal es el caso del acceso a la sala VIP de los aeropuertos o la protección contra accidentes de viaje.

Sin duda, las tarjetas corporativas tienen grandes ventajas, tanto para los trabajadores como para las empresas. Por ello, no es extraño que cada vez sean más las empresas que hacen uso de estas. En cualquier caso, es imprescindible saber qué tipo de tarjeta corporativa se ha de contratar, dependiendo del empleado que la vaya a utilizar y de los gastos que se vayan a pagar con ella.

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Qué es una tarjeta prepago recargable

Una tarjeta prepago recargable es un tipo de tarjeta de débito en virtud de la cual se anticipa el importe del consumo que su titular realiza con ella. No obstante, también existe la tarjeta de crédito prepago y sin recarga (en estas existirá un límite que el cliente no podrá superar para un periodo de tiempo determinado). Las tarjetas prepago, también llamadas tarjetas monedero, se pueden usar para abonar compras tanto en tiendas físicas como en tiendas online. Así pues, se podrán usar sin problema para realizar compras a través de Internet.

Además, la tarjeta prepago recargable funciona de forma similar al funcionamiento de una tarjeta de crédito, si bien en el caso de la tarjeta prepago es preciso que el titular haga recargas de dinero que irá consumiendo hasta agotar el importe. Una vez se ha alcanzado el importe máximo, el titular deberá volver a realizar una recarga en su tarjeta para poder seguir haciendo uso de ella.

Las tarjetas de prepago recargables tienen las siguientes características fundamentales:

• Son un tipo de tarjeta que no está vinculada a una cuenta bancaria.
• Es imprescindible que su titular recargue la tarjeta para poder utilizarla.
• Tienen multitud de ventajas, pero quizá la más importante es que son muy seguras y ofrecen una muy buena protección ante el fraude.
• Son muy utilizadas, sobre todo, para menores de edad, jóvenes estudiantes o para realizar compras a través de Internet.
• Cuentan con algunas limitaciones. De hecho, al no estar vinculadas a una cuenta bancaria, el titular no podrá acceder a través de ellas al dinero de su cuenta corriente. Además, no se podrán pagar compras a plazos.
• Estas tarjetas son comercializadas por entidades bancarias y financieras, aunque entidades como Correos también las ofrecen a sus clientes. Puedes contratar la tarjeta de Correos de prepago. 

Cuándo y quién usa estas tarjetas

El principal motivo que mueve a los titulares de este tipo de tarjetas de débito es no tener que abrir y manejar una cuenta bancaria. Así pues, las tarjetas prepago suelen utilizarse por las siguientes personas:

• Menores de edad o jóvenes estudiantes: son muchos los padres que, para facilitar la asignación a sus hijos menores o jóvenes estudiantes y para controlar sus gastos, se deciden por la utilización de las tarjetas prepago. De esta forma, los padres pueden recargar la tarjeta cuando el hijo lo necesite y, al mismo tiempo, podrán controlar qué cantidad de dinero gasta.
• Personas que no confían en las entidades bancarias: son también muchos los que desconfían del sistema bancario y de las entidades financieras. Este es un buen motivo para ser titular de una tarjeta prepago, ya que esta no está vinculada a una cuenta bancaria, por lo que no será necesario abrir una cuenta corriente ni manejarla.
• Personas que compran a través de Internet: en la era de las tecnologías, cada vez más, las compras online han desplazado a las compras presenciales. Son cada vez más los que compran por Internet. En este caso, las tarjetas prepago son tremendamente útiles y muy seguras en este tipo de transacciones. De esta forma, en caso de fraude o estafa, el estafador solo podrá acceder a la cantidad que se hubiera recargado previamente en la tarjeta prepago. Así, no se tendrá acceso al dinero de la cuenta bancaria, ya que este tipo de tarjetas no están vinculadas a cuentas bancarias.
• Viajes: a la hora de viajar, las tarjetas prepago pueden resultar la mar de útiles. Esto es así porque no siempre conocemos cómo de seguro es el lugar al que viajamos y cómo se debe gestionar cualquier reclamación. Es por ello que una tarjeta prepago puede tener muchas ventajas a la hora de viajar. Además, existen muchas entidades financieras que ofrecen tarjetas prepago indicadas especialmente para viajar, ya que cuentan con ciertas ventajas como su seguridad o la no aplicación de comisiones.

Son muchos los perfiles de usuarios que pueden aprovechar los beneficios de este tipo de tarjetas de débito. En cualquier caso, antes de tomar cualquier decisión sobre el uso de estas tarjetas, deberemos determinar cuáles son nuestras necesidades y requerimientos y si las tarjetas prepago podrán cumplir con nuestras expectativas.

Cómo se gestionan las tarjetas prepago

Las tarjetas prepago se hicieron muy populares hace algunos años cuando el comercio online empezó a tener más fuerza. De hecho, se convirtieron en una buena alternativa para comprar por Internet para proteger las cuentas bancarias contra el fraude. Actualmente, las tarjetas prepago siguen siendo utilizadas, si bien han pasado a tener otros usos diferentes.

En cualquier caso, es importante saber cómo gestionar este tipo de tarjeta, para lo cual se deberán tener en cuenta las siguientes cuestiones:

• Tarjeta física o virtual: las tarjetas prepago pueden ser tanto físicas como virtuales. Así, el usuario podrá o no tener una tarjeta física, si bien las funcionalidades son las mismas independientemente del soporte.
• Límite de la tarjeta: es el titular el que decide el límite de la tarjeta. Aunque lo común es que los titulares de estas tarjetas las recarguen con pequeñas cantidades de dinero. Lo cierto es que es el cliente quien determinará el importe de la recarga y del límite de la tarjeta.
• Cobro de comisiones: aunque dependerá de la entidad financiera, hay entidades bancarias que cobran comisiones por la carga y devolución de las tarjetas prepago. Es por ello fundamental informarnos bien acerca de las condiciones que exija el banco.
• No funcionan como garantía: debemos tener en cuenta que las tarjetas de prepago cuentan con algunas limitaciones. Quizá la más importante es que este tipo de tarjetas no se pueden utilizar como garantía para el pago del alquiler o de una suscripción. Además, tampoco se podrá vincular a otros medios de pago como PayPal.

Sin duda, las tarjetas prepago cuentan con multitud de ventajas, sobre todo para los más jóvenes y los turistas empedernidos. No obstante, a la hora de elegir qué tarjeta de prepago contratar es indispensable tener muy en cuenta el uso principal que vamos a realizar con este tipo de tarjeta y las ventajas con que cuentan las tarjetas de prepago de cada entidad financiera. Por eso, lo mejor es contar con el servicio de un buen comparador bancario que, analizando nuestras necesidades, nos recomiende las mejores tarjetas de prepago para cada caso en concreto.

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Qué es un TPV y cuáles son sus ventajas

Un TPV o Terminal Punto de Venta es una herramienta que se utiliza para realizar pagos online. Permite transacciones digitales y el cobro de forma inmediata gracias a Internet. Así pues, un TPV es un dispositivo que permite gestionar las tareas de venta al público en un comercio o establecimiento. Suelen estar compuestos por un hardware —que constituye la parte física del TPV— y por un software —que consiste en un programa informático que permite el cobro inmediato utilizando una tarjeta bancaria o un teléfono móvil—.

Existen diferentes tipos de TPV. Son los siguientes:

• TPV modular: es muy similar a un ordenador convencional, ya que está compuesto por diversos elementos que se encuentran conectados al procesador principal. Suelen estar formados por un monitor, un teclado, una impresora para los tickets, una caja y un lector de código de barras.
• TPV compacto: en el TPV todos los elementos que lo forman están integrados en un solo aparato. Este tipo de TPV está formado por la CPU, el teclado y la impresora de tickets.
• TPV a medida: este tipo de TPV utiliza un software personalizado para la actividad comercial en concreto que se lleve a cabo en el establecimiento comercial. Al estar configurado a medida, su coste es mayor que otros TPV con otro tipo de software.
• TPV comercial: este tipo de TPV utiliza un software general para ámbitos generales. De esta forma, este tipo de software se encuentra configurado para comercios predefinidos que se dedican a un sector comercial en concreto, como la hostelería o la estética.
• TPV específico: este tipo de TPV utiliza un software que es desarrollado para un negocio en concreto.

Sin duda, el TPV se ha convertido en el instrumento indispensable de todos los establecimientos comerciales y negocios. De hecho, cuenta con múltiples ventajas. Son las siguientes:

• Aceptan todo tipo de tarjetas: para poder aumentar la competitividad, los TPV aceptan todo tipo de tarjetas para no perder ninguna venta ni ningún cliente potencial.
• Pago inmediato: el proceso de pago es inmediato. Solo se necesita que el cliente acerque o introduzca su tarjeta en el TPV y facilite la clave pin de la misma.
• Transacciones seguras: este tipo de proceso de pago es completamente seguro, tanto para el cliente como para el negocio. De hecho, resulta más seguro que el método de pago convencional, ya que los datos personales de los clientes no serán observados por nadie. Además, la transacción solo estará controlada por la entidad bancaria. Es el banco quien garantiza la seguridad de la operación.
• Pago online: este tipo de proceso de pago se realiza íntegramente de forma online. Por eso, resulta más seguro para el cliente y para el negocio.
• Administración digital del negocio: gracias al TPV, el negocio podrá utilizar un módulo de administración digital. De esta forma, se podrán verificar todas las transacciones que se hayan llevado a cabo, las devoluciones o la comprobación de pagos.
• Pago mínimo mensual por el servicio: el TPV es un servicio ofrecido por las entidades bancarias y financieras a los propietarios de un negocio. A cambio, los comerciantes deberán pagar una serie de comisiones. La cuantía de estas comisiones no es muy elevada, ya que los bancos solo cobran a los comerciantes una cuota mínima mensual sobre las ventas llevadas a cabo durante ese mes.
• Canal de pago internacional: el TPV permite el pago a clientes que poseen tarjetas de débito o crédito de otros países, facilitando un canal de pago internacional.
• Mejora de la imagen del negocio: el negocio se moderniza gracias a la utilización de este canal de pago. Se consigue una mejor atención al cliente, ya que son cada vez más personas las que no utilizan el efectivo para pagar.

Cómo funciona un TPV

Además de ser importante saber qué es una TPV bancaria, también es fundamental conocer cómo funciona la venta en TPV. Se trata de un proceso simple y generalmente rápido, pero desconocido para la gran mayoría de los usuarios. Para que un TPV funcione correctamente es imprescindible que sus elementos también lo hagan. Tanto el hardware como el software deberán funcionar y comunicarse correctamente entre sí.

Un TPV funciona de la siguiente forma, resumida en los siguientes pasos:

1.- Cuando se inicia una venta, el comerciante o vendedor debe escanear el código de barras del producto. También es posible que se ingrese manualmente a través de una pantalla táctil el código del producto. En este punto, el software TPV muestra en la pantalla el precio de cada producto y el monto total de la compra.

2.- El software se sincroniza con el inventario. Es así como se ajusta el stock disponible tras llevarse a cabo la venta.

3.- El comerciante ha de informar al cliente sobre el importe total de la compra. Es entonces cuando el cliente elige el método de pago que desea utilizar.  En caso de querer pagar la compra con la tarjeta de crédito o débito, deberá seguir las indicaciones del terminal TPV.

4.- Una vez confirmada la cantidad total de la compra, el cliente pagará y la impresora de tickets imprimirá el recibo. Si el cliente ha elegido el pago en efectivo, la impresora enviará una señal a la caja registradora. A continuación, la caja registradora se abrirá para permitir ingresar el dinero en efectivo.

No obstante, y aunque este es el proceso general, pueden ocurrir otras cosas dependiendo de qué negocio se trate. Así, en los establecimientos con programas de fidelización o cupones el procedimiento anterior variará un poco.

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¿Qué es un TPV móvil y cómo funciona?

Es un servicio que te brinda la posibilidad de aceptar pagos con tarjeta a través de una aplicación instalada en un teléfono o tableta. Los datos del plástico se capturan manualmente o con la ayuda de un lector o datáfono.

Para hacer su trabajo, la app entra a internet a través de la red wifi, o de las redes de telefonía 3G o 4G. A diferencia de otros modelos de TPV, los móviles no requieren de una conexión permanente al suministro eléctrico, a la línea telefónica ni a ninguna red cableada. Por lo tanto, son la solución ideal para recibir pagos en cualquier lugar.

¿Son seguros los TPV móviles?

Las aplicaciones y los lectores en los TPV móviles son tan seguros como cualquier otro modelo de terminal.

Como los datos de las tarjetas estarán cifrados durante la transacción, los titulares no tendrán que preocuparse de que el vendedor tenga acceso a ellos. Además, solo el cliente puede autorizar la compra mediante la introducción del PIN.

Los TPV móviles más seguros son aquellos que se apegan a las directrices de la OWASP, a los estándares PCI DSS y a las normas técnicas EMV (Europay, MasterCard y Visa).

Los 10 mejores TPV móviles de España

Ahora, ha llegado el momento de hablar acerca de los diez TPV móviles más utilizados por los españoles. Los primeros tres pertenecen a proveedores independientes y los demás instituciones bancarias.

1. SumUp Air

Para utilizar este servicio, necesitas adquirir un lector de tarjetas de 39 euros. Por cada operación en el establecimiento, se te cobrará una tasa del 1,50 % de la venta. También puedes aceptar pagos por el teléfono, en cuyo caso se te cobrará una tasa del 2,95 % de la transacción y 0,25 euros adicionales.

2. iZettle Reader

El principal atractivo de este lector de 29 euros es su esquema flexible, que se basa en la consigna «cuanto más vendes, menos pagas». Dependiendo del volumen de ventas del mes, las tasas de descuento varían entre el 0,99 % y el 1,99 % del total. En su nivel mínimo, las tasas de iZettle son incluso inferiores a las de muchos bancos.

3. myPOS

El lector tiene un precio de 129 euros y cobra una tasa de 1,75 % por movimiento, aunque este valor puede diferir en función del tipo y procedencia de la tarjeta. A diferencia de los dos productos anteriores, myPOS te ofrece una cuenta que te permite disponer de los pagos de forma inmediata.

4. TPV móvil de CaixaBank

No tendrás que pagar una tarifa fija por el uso del datáfono siempre que factures más de 300 euros al mes; solo se te cobrará el 1,99 % del valor de la venta. Los pagos estarán en tu cuenta al día siguiente antes de las 8 a. m. CaixaBank te ofrece la posibilidad fraccionar las compras de tus clientes a 3, 6, 9 y 12 meses sin coste alguno.

5. TPV móvil de Bankia

Si facturas más de 500 euros mensuales no pagarás la cuota de mantenimiento del datáfono. De lo contrario, esta será de 5 euros. En lugar de aplicar una tasa de descuento por operación, pagarás una tarifa fija de 10, 20, 30, 50, 80 o 100 euros, dependiendo del total facturado durante el mes.

6. SmartPay de BBVA

BBVA ofrece este lector de tarjetas de bolsillo por 6 euros al mes sin tasas extras ni tarifas adicionales. Si alcanzas 10 000 euros en ventas antes de que finalice un período de 12 meses, entonces pagarás una tasa de descuento de 1,10 %.

7. TPV móvil de Santander

Podrás elegir entre tres planes distintos para disponer de un lector portátil. Con un límite de facturación mensual de 1000, 2000 o 4000 euros pagarás, respectivamente, 7, 13, o 25 euros al mes si posees una de las cuentas 1l2l3; y 10, 18 o 35 euros al mes si no eres cliente de Banco Santander. Una vez superado el máximo del período, se te cobrará una tasa de 1,10 % por movimiento.

8. TPV móvil Sabadell Phone

Se te entregará un terminal al contratar Cuenta Expansión Negocios. Puedes elegir entre dos esquemas de pago diferentes. El primero consiste en pagar una tasa de descuento de 0,40 euros más 0,05 euros por operación y 6 euros mensuales por mantenimiento a partir del séptimo mes de uso. El segundo ofrece tarifas planas de 8, 16, 32, 48 o 96 al mes con diferentes límites anuales. Si superas el máximo de facturación establecido, la tasa de descuento será de 1,10 % lo que reste del período.

9. TPV móvil de Liberbank

Para poder usar el terminal de Liberbank, debes abrir una cuenta 1|2|3 básica o premium. Bajo la primera modalidad y según el límite de facturación elegido, pagarás 14, 20, 35, 65, 120 o 190 euros mensuales. Si optas por la segunda alternativa tu cuota disminuirá a 7, 13, 25, 48, 96 y 190 euros, respectivamente. Superado el total de ventas permitidas por la tarifa fija, se te descontará 0,85 % de cada venta.

10. TPV móvil de Cajamar

Para poder usar este lector inalámbrico, tendrás que pagar 4 euros mensuales. Adicionalmente, Cajamar te ofrece 8 tarifas distintas, a las que denomina bonos. Para cada uno, hay una facturación máxima. Estos bonos son de 8, 16, 24, 32, 40, 48, 56 y 64 euros, y te conceden un límite, respectivamente de 1500, 3000, 4500, 6000, 7000, 9000, 10 000 y 12 000. Si el total de ventas supera dichas cantidades antes de que termine el mes, se aplicará una tasa de descuento del 1,10 %.

¿Cómo saber cuál es el TPV móvil que más te conviene?

Piensa en lo que tu negocio necesita. ¿Requieres de otros servicios comerciales además del terminal? Entonces te conviene abrir una cuenta de negocios en un banco. De lo contrario, un TPV móvil con una empresa independiente es tu mejor alternativa.

También deberías considerar tu volumen de ventas actual. ¿Cuánto estás facturando al mes? Tomando en cuenta esto, podrás elegir el esquema de pagos más ventajoso para ti.

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Respondiendo preguntas frecuentes sobre los TPV

Hemos preparado un pequeño listado con las preguntas -y las respuestas- más frecuentes para ayudarte a elegir el mejor software POS o TPV para tu negocio:

Sistema POS o TPV, ¿qué es?

El sistema del terminal de punto de venta -también conocido como POS o TPV- es un software, aplicación o plataforma que se integra al hardware de tu empresa -datáfono, ordenadores, tabletas, impresoras térmicas, balanzas digitales y lectoras de códigos de barras- para analizar la información en tiempo real y automatizar una serie de tareas, como el control del inventario o la emisión de facturas.

¿Los sistemas TPV son seguros?

Sí. De hecho, la mayoría de ellos incluyen mecanismos de protección, como backups automáticos, sincronización en tiempo real, planes de contingencia y protección ante ataques externos. No obstante, el nivel de seguridad del software o aplicación dependerá del proveedor que escojas y de sus términos del servicio.

¿Cuánto cuesta un sistema TPV?

Depende. La mayoría de los proveedores cuentan con un plan de prueba o descarga gratuita que te permitirá echarle un vistazo a los beneficios de la herramienta. Sin embargo, si quieres acceder a funciones ilimitadas o personalizar al máximo la interfaz, es posible que tengas que pagar una licencia -en el caso del software– o una tarifa periódica -para aplicaciones y plataformas- que suele variar entre los 9€ y los 70€ mensuales.

¿Cómo funciona un sistema TPV?

Su funcionamiento dependerá del tipo de sistema POS que elijas: software, aplicación o plataforma. Los tres son similares y suelen diferenciarse por el precio y el almacenamiento. Por ejemplo, los softwares se instalan directamente en el ordenador; mientras que las plataformas y aplicaciones trabajan con el almacenamiento en la nube.

El otro factor que influye es la interfaz del TPV. Dependiendo del diseño, con un sistema POS podrás centralizar el stock, manejar pedidos en línea, llevar un histórico de ventas y establecer programas de fidelización. Incluso, hay algunos que incluyen herramientas para sectores específicos, como la creación de menús personalizados para cafeterías y restaurantes o la agilización de entregas a domicilio para tiendas en línea.

¿Cómo escoger un sistema TPV?

La mejor forma de escoger el mejor TPV para PYMES es estudiando las necesidades específicas de tu negocio. Así que, antes de optar por una opción, revisa:

• Qué incluye la suscripción. Los planes gratuitos son muy completos, pero no tanto como las versiones pagas. Analiza si el coste mensual del programa lo vale y accede a la mejor alternativa para tu bolsillo.
• Cuántos usuarios necesitas. Si bien muchos sistemas TPV son gratuitos, algunos limitan la creación de usuarios. Revisa las condiciones de cada proveedor para elegir el que se adapte al número de empleados o a la cantidad de sucursales que tienes.
• El tipo de almacenamiento. El almacenamiento en la nube te permitirá acceder a la información desde cualquier lugar o dispositivo. Así que, si tienes la oportunidad, elige un software de almacenamiento mixto o decántate por una plataforma o aplicación móvil.
• La compatibilidad del programa. Lo mejor es escoger un programa TPV que sea apto para cualquier dispositivo -tableta, teléfono móvil y ordenador- y que funcione apropiadamente en distintos sistemas operativos.
• Si permite descargas y se integra con otras plataformas. Podrás aprovechar al máximo tu sistema TPV si incluye la opción de exportar la información y si se integra con otros programas que utilices, como softwares contables o de CRM.

Lista de los 10 mejores softwares, aplicaciones y plataformas TPV para PYMES

Ahora que ya sabes qué buscar, es hora de examinar las opciones disponibles. Antes de afiliarte o pagar la licencia, prueba la versión gratuita de la interfaz y lee los comentarios de otros usuarios.

#1 Catinfog

Tiene un diseño minimalista apto para tabletas, ordenadores y teléfonos móviles. Aunque no cuenta con versiones personalizadas, su interfaz se adapta con facilidad a cualquier tipo de negocio. Podrás acceder a ella desde cualquier navegador e incluye distintas funcionalidades, como la impresión de facturas, el pago en tarjetas, el control del inventario, la creación de un historial de clientes y una tienda en línea.

Accede a la prueba gratuita desde la página web de Catinfog antes de decidirte por el Plan Profesional -de 39€ al mes- o el Plan Premium de 69€ mensuales.

#2 Mygestion

Más que un TPV es un software ERP con funcionalidades POS. Lo bueno de MyGestion es que puede personalizarse al máximo, ya que cuenta con una versión básica paga y te da la posibilidad de añadir funciones extra según tus necesidades.

Incluye la gestión de la tienda en línea, pagos en tarjetas, emisión de informes y gráficos, control de stock y de caducidad, creación de facturas, escaneo de precios, programación de pagos, manejo de campañas de publicidad y administración contable.

La suscripción básica tiene un coste de 14,95€ mensuales, aunque puedes probar el programa completamente gratis.

#3 Agora

Agora es quizás uno de los mejores softwares TPV para hostelería y restauración, aunque también tiene versiones para supermercados y tiendas de ropa y calzado. El programa incluye un demo gratuito y se integra con una aplicación móvil para que puedas revisar tu negocio desde donde estés. Como elemento diferenciador, crea menús y catálogos en línea y se conecta con el sistema de cámaras de vigilancia.

#4 Glop

El software TPV de Glop tiene versiones para hostelería, comercios, tiendas de moda y alimentación. Con él, podrás automatizar desde el control de empleados hasta las ventas y reposición de inventario. Incluye una prueba gratuita y funciones especiales, como la fidelización de la clientela, gestión multisede, sincronización del inventario y monitor de cocina.

#5 Storyous

Intuitivo y en la nube. Así es Storyous. Este programa para PYMES incluye un sistema TPV para aceptar distintos medios de pago y provee análisis del negocio en tiempo real, lista de compras, control del inventario, programas de fidelización y diseño de ofertas. También incorpora un mapa de mesas y la creación de un recetario, ideal para cafeterías y restaurantes.

#6 SumUp

La ventaja de SumUp es que proviene de una empresa afianzada en toda la zona del euro. Admite pagos por tarjetas de débito y crédito, pero también funciona con Apple Pay y Google Pay. Su aplicación solo es compatible con iPads, pero es intuitiva y fácil de usar.

Con SumUp podrás llevar tu contabilidad al instante, incluye almacenamiento en la nube y ofrece con un hardware moderno que podrás comprar, si lo deseas.

#7 helloCash

Si tienes un salón de belleza, una empresa de servicios o una pequeña tienda minorista, helloCash podría ser la mejor opción. Su catálogo se divide en cuatro modelos de sistemas TPV con precios que van desde los 0€ hasta los 14,90€ al mes.

Más que un software, es una plataforma a la que podrás acceder a través del navegador. Entre sus funciones incluye el pago con tarjetas y métodos combinados, clasificación de productos, calendario de reservas, ofertas y descuentos, libros de caja y análisis de la clientela.

#8 Shopify POS

Shopify POS es una potente herramienta, en especial si asistes mucho a ferias y eventos. Con ella podrás verificar qué empleado realizó más ventas, aceptar cualquier método de pago y controlar el flujo de efectivo. No es tan versátil como otras opciones, pero es fácil de usar y se integra con tu tienda en línea y canales de venta por redes sociales.

#9 Camarero10

A diferencia de las demás recomendaciones, Camarero10 es exclusivo para empresas de restauración. Con él, podrás modificar la organización de tus mesas, llevar la facturación, dividir los pagos entre varios consumidores, gestionar una base de clientes frecuentes, controlar el stock, organizar la preparación de platillos y bebidas, etc.

#10 Numier TPV

Es una alternativa táctil fácil de instalar y manejar. Cuenta con opciones para la hostelería, restaurantes, bares y discotecas; pero también se ajusta a las necesidades de una tienda minorista. Numier TPV no solo emite facturas fiscales y controla la entrada y salida de dinero, sino que además calcula las ventas a crédito, gestiona el inventario en tiempo real y permite descargar copias de seguridad.

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¿Cómo saber cuál es el mejor TPV para comercio minorista?

Descubre cuáles factores deben pesar más en la elección del TPV adecuado para ti.

Ubicación física de tu negocio

¿Toda tu mercancía se comercializa desde tu establecimiento o también realizas ventas en terreno? La respuesta a esta pregunta determinará el tipo de datáfono que te conviene.

Mientras que las versiones fijas se conectan al centro autorizador de la entidad financiera a través de la línea telefónica, otros TPV pueden establecer comunicación en cualquier sitio que cuente con una red wifi. Y los modelos móviles cuentan con una tarjeta SIM que posibilita los cobros con tarjeta por medio de la red de telefonía celular.

Canal de ventas que utilizas

Un datáfono es la solución ideal para recibir pagos con las tarjetas bancarias de tus clientes cuando todas tus ventas son presenciales.

Por otro lado, si tu negocio funciona desde la red global, tendrás que contratar un servicio de TPV virtual. Se trata de un módulo (pieza de código) que se instala en la tienda en línea. Su función es dotar al portal de una plataforma que le permita capturar los datos de las tarjetas de los usuarios y enlazarse con el banco correspondiente para efectuar el cobro.

Ahora bien ¿tienes dos modelos de tienda (físico y virtual) donde ofreces los mismos artículos? Entonces, puedes recurrir a un TPV para sincronizar el inventario de ambos canales de venta. Si lo haces, tu stock se actualizará en tiempo real, podrás consultar la disponibilidad de cada producto siempre que lo desees y recibirás una alerta cuando las existencias se estén agotando.

Coste del servicio

Por lo general, aceptar tarjetas de crédito y débito en tu negocio implica comprar un TPV o cubrir el coste de la contratación del servicio. Asimismo, hay que pagar una tarifa periódica, que corresponde a una cantidad fija o a un porcentaje de las ventas.

A esto debemos agregarle el precio de otros dispositivos que puedas requerir además del TPV físico, tales como monitor, teclado, lector de código de barras, cajón portamonedas, impresora de tickets. Y, dependiendo de las necesidades de tu empresa, tal vez tengas que contratar ciertos servicios adicionales, lo que requerirá realizar un pago único o un gasto recurrente.

Precios de los principales modelos de TPV para comercio minorista

Conoce más acerca de los mejores TPV del mercado.

SumUp Air

Este TPV móvil tiene un precio de 39 euros. Se conecta vía Bluetooth con una aplicación que puedes instalar en tus dispositivos móviles. Es compatible con las tarjetas contacless y con las que tienen chip.

SumUp Air no pide tarifas mensuales, solo aplica cargos de 1,50 % por ventas directas con tarjeta y de 2,95 % más 0,25 euros por cada cobro desde el terminal virtual.

iZettle Reader

Es uno de los terminales móviles más populares del mundo. En España, puedes conseguirlo por 29 euros. No tienes que pagar mensualidad, solo una comisión que va disminuyendo dependiendo del total de ventas alcanzadas en el mes. Su valor oscila entre 0,99 % y 1,99 % por transacción.

El equipo se controla desde una aplicación sin coste compatible con iOS y Android que, además de aceptar pagos con tarjeta, te permite crear un catálogo para tu inventario de productos y generar reportes.

BBVA

Ofrece dos terminales distintos: uno fijo y otro que se conecta a la red wifi. No tiene un coste de contratación. Más bien, puedes elegir entre distintos planes con un precio estable de 10, 15, 20, 40, 60 y 120 euros.

No se te cobrará comisión alguna si no superas el máximo de facturación, la cual varía entre 20 000 y 240 000 euros anuales, dependiendo del paquete contratado. Superado el límite respectivo, deberás pagar un mínimo de 1,1 % y un máximo de 1,50 % por venta completada.

Santander

Ofrecen el mismo sistema de tarifas planas para sus TPV fijos, móviles y virtuales. Hay varios planes a tu disposición. Los clientes que tienen las cuentas 123, Smart o Smart Premium del banco, pagarán 7, 13, 25, 48, 96 o 150 euros al mes, dependiendo del servicio contratado. Quienes no usan alguno de los mencionados productos financieros, tendrán que aportar 10, 18, 35, 65, 120 o 190 euros al mes por los mismos planes.

Según el paquete elegido, Santander te cobrará una comisión de 1,10 % por transacción si superas el límite de entre 1000 y 25 000 euros facturados en el mes. Y esta será de 2,5 % si aceptas pagos con cualquier tarjeta de empresa o con plásticos procedentes de países ajenos a la Unión Europea.

Piensa cuidadosamente en las necesidades y características de tu empresa y en tu presupuesto. Solo así serás capaz de adquirir o contratar el TPV para comercio minorista que te ofrece las mejores condiciones.

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¿Qué es un Sistema POS

Un Sistema POS corresponde a las siglas en inglés de“Point of Sale” y se traduce en español como Terminal de Punto de Venta (TPV). Aunque el término punto de venta también se corresponde con el lugar físico en donde los usuarios realizan sus compras, a nivel administrativo se refiere al lugar en donde se realizan las transacciones en la caja.

Un Sistema POS está compuesto por un conjunto de herramientas de hardware (equipo) y Software (programa) y su cometido es el de registrar todos los movimientos referentes a las ventas que se producen en un negocio. Por tanto, cabe decir que aumentan la productividad empresarial ya que, además de facturar de forma rápida, llevan el control de inventario.

¿Sistema POS local o Sistema POS en la nube?

Existen dos formas de instalar un Sistema POS, un sistema local que opera a través de una instalación propia y un sistema en la nube que funciona por medio de internet. Para aclarar las posibles dudas, vamos a explicar las principales características de cada uno de ellos.

Sistema POS local

El sistema POS local se instala en el equipo del cliente por lo que hay que asegurarse de que esté siempre activo. Por ello debe considerar:

• Es necesario una licencia que hay que abonar en un solo pago y que no resulta económica. La actualizaciones del programa hay que realizarlas manualmente
• Necesitan un servidor local que almacene la información
• Es necesario estar en posesión de equipos muy potentes para su buen funcionamiento
• Para evitar problemas se necesita un UPS que garantice durante un tiempo el suministro energético en caso de una interrupción eléctrica
• Disponer de un regulador de voltaje que proteja al equipo de sobrecargas eléctricas

Sistema POS en la nube

Es la opción más recomendada ya que usa los recursos suministrados por grandes empresas a nivel mundial. Funciona a través de internet con lo que es posible acceder al sistema desde cualquier dispositivo (tablet, ordenador y teléfono móvil).

La principal ventaja que ofrece este sistema administrativo en la nube es que no precisa ningún tipo de instalación. Utiliza una licencia compartida que se abona prorrateando su pago como un servicio a la empresa distribuidora. Otro de sus atractivos es que permite el control del negocio desde cualquier lugar, de forma rápida y con información actualizada.

Ventajas de implementar un Sistema POS en su negocio

El objetivo final de un TPV es el de aumentar las ventas a la vez que se aminoran costos. Las principales ventajas de su uso son:

• Tiene la capacidad de generar informes fiables y a tiempo real de las ventas. También permite visualizar el historial de transacciones realizadas días, meses o años atrás y es capaz de realizar un estudio sobre las tendencias de ventas
• El inventario siempre está correctamente actualizado con lo que se facilita la relación con los proveedores
• Ayuda a mejorar, personalizar y fidelizar al cliente
• Ayuda con la gestión de los empleados, con lo que es más fácil determinar el rendimiento laboral de los mismos

Los 5 mejores Sistemas POS para su negocio

1º- UNICENTA

Por su alta funcionalidad, Unicenta es una opción válida para casi todo tipo de negocios. El software es libre, lo que significa que es gratuito, y se ejecuta en sistemas operativos Windows, Linux y apple. Su base de datos puede ser almacenada indistintamente en un hardware independiente, en la red con un servidor compartido central o de forma remota en la nube.

2º- MYGESTIÓN

Con una interfaz fácil e intuitiva, Mygestión ofrece un Sistema POS en la nube que es adaptable a cualquier sector empresarial. Además de poder acceder a una completa base de datos, su software permite consultar el stock, escanear códigos de barras, emitir facturas electrónicas, personalizar tickets, realizar inventarios, etc. Permite realizar una prueba gratuita durante 15 días tral los que, si se está satisfecho, se puede acceder a su versión de pago (14,95 euros al mes por un usuario y un incremento de 6,95 euros por cada usuario adicional)

3ª- GLOP

Lo más interesante de este TPV es su enorme versatilidad ya que que ofrece la posibilidad de ser adaptado y personalizado a cada tipo de negocio o empresa. Su interfaz es muy intuitiva y permite abrir pantallas simultáneas para la venta de diferentes productos, realizar campañas promocionales, ofreciendo los informes de los resultados a tiempo real.

4º- TPV GRATUITO 123

Dispone de versiones específicas para diferentes actividades empresariales, lo que permite una total adaptabilidad a cada tipo de necesidad comercial. Su versión genérica es bastante completa, pero si las necesidades no se ven cubiertas, es muy fácil ampliar las características de la licencia adquirida.

5º- NUMIER

Un software diseñado específicamente para para negocios de restauración que ofrece una aplicación completa, innovadora y muy fácil de usar. Es rápida y reúne todas las características que necesita este tipo de negocios: gestión de ventas, gastos, salones, métodos de pago, almacén, proveedores, operarios, clientes, relaciones públicas, agencias, etc.

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¿Cómo funcionan los TPV?

La característica operativa más distintiva de los TPV es que son inalámbricos, algo que resulta esencial en negocios como los restaurantes, al facilitar que los clientes puedan pagar sus cuentas desde sus respectivas mesas sin necesidad de pasar por caja, con lo que se evitan saturaciones y lentitudes, que inevitablemente repercuten en una percepción negativa del cliente acerca de la calidad del servicio recibido. Igualmente, otro de los rasgos característicos de los sistemas TPV es su capacidad de adaptación a las especificidades de cada negocio, ya que siguiendo con el ejemplo del restaurante no son similares las necesidades de un establecimiento como este que vende in situ a las que puedan tener, sin ir más lejos, sus propios proveedores, que requieren contar con un sistema que les permita culminar operaciones de venta de suministros en los propios locales que abastezcan.

Ventajas de los sistemas TPV para el cliente

Todos los TPV, con independencia de que sean convencionales o funcionen por ‘smartphone’ o tableta, tienen como gran virtualidad común la agilización del cobro a clientes, permitiéndoles pagar con tarjeta, una opción que ha dejado de ser una alternativa para convertirse en el medio de pago predilecto, tal y como lo reflejan infinidad de estudios sobre hábitos de compra. El motivo de esta creciente hegemonía es la comodidad que supone para el cliente no tener que llevar efectivo encima para sufragar lo que consuma o adquiera, pudiendo además posponer el gasto si paga con tarjeta de crédito. Todo ello con absoluta seguridad bancaria.

Ventajas de los sistemas TPV para los negocios

Desde el punto de vista del negocio las posibilidades son todavía mayores, ya que con el TPV no solo se incrementan las expectativas de facturación al agilizar las vías de ingreso sino que también se pueden obtener funcionalidades como emitir e imprimir facturas (el tícket que se da al cliente equivale a ellas), saber en todo momento la evolución del stock de existencias o mercancías, beneficiarse de ventajas por fidelización que ofrecen los bancos, obtener informes sobre balances de ventas y todo tipo de estadísticas… Un amplísimo conjunto de ventajas que explican porqué los TPV revolucionaron el concepto de punto de venta cuando surgieron.

Aspectos que debes valorar en la elección del sistema TPV de tu negocio

Para elegir el tipo de TPV más adecuado en cada caso hay que tener en cuenta una serie de cuestiones esenciales:

• Necesidades concretas del negocio
• Límites presupuestarios
• Qué proveedor ofrece mejores condiciones

Elección de TPV, una decisión que debe ser muy meditada

En el mercado hallarás desde modalidades de TPV muy sencillas hasta los sistemas más complejos, que brindan prácticamente soluciones completas de gestión. Para saber qué tipo de terminal de punto de venta elegir resulta aconsejable analizar cómo han resuelto este dilema negocios del mismo ramo que el tuyo que se distingan por ofrecer a los clientes un servicio de cobro diligente y eficiente, no siendo nunca una mala opción ahondar todo lo que se pueda preguntando a los profesionales que están al pie del cañón qué funcionalidades valoran más en un TPV.

Establece tu disponibilidad presupuestaria

A la hora de dilucidar que presupuesto vas a asignar a la compra del sistema TPV de tu negocio debes hacerlo con la mentalidad de inversión más que de gasto, ya que la adquisición del terminal adecuado va a tener su influencia en las perspectivas de éxito de tu negocio. Con todo, la elección de una modalidad u otra inevitablemente implica el desembolso de un dinero importante para nuevos ordenadores, tabletas, PDA’s, lectores de códigos de barras, escáneres de tarjetas, impresoras de tíckets… suponiendo todo ello un gasto que no por estratégico dejar de ser oneroso.

Elige el proveedor que mejores condiciones te ofrezca (sin pensar a corto plazo)

En lo concerniente a proveedores, no conviene cegarse con las maravillosas ventajas que pueda prometer el comercial de turno, resultando aconsejable solicitar:

• Presupuesto detallado con el coste pormenorizado de todo, desde el terminal principal hasta los componentes auxiliares
• ‘Demo’ de funcionamiento, siendo el acceso a esta prueba gratuita muy recurrente en estos casos.
• Referencias de cómo opera el sistema a otros establecimientos del mismo ramo que el tuyo.

Lea nuestro artículo sobre los 10 mejores sistemas POS de España.

Ventajas de los TPV en tabletas y móviles

Los terminales de punto de venta en smartphones

Para los pequeños negocios es una solución muy atractiva disponer del TPV en smartphone, debido a que ofrece las mismas funcionalidades que el sistema de la máquina y es mucho más barato, pudiéndose además disfrutar de una importante ventaja añadida como es la portabilidad. Asimismo, solo requiere de la instalación de un App específica en función del sistema operativo del teléfono y que se disponga de conexión a internet.

El TPV para tableta proporciona infinidad de posibilidades

Para tener un TPV que pueda manejarse como una tableta caben dos opciones: o bien adquirir directamente un terminal de venta que sea táctil o bien adaptar una tablet para que pueda operar como TPV descargando la aplicación correspondiente. En cualquier caso, al margen de la alternativa elegida, es una solución muy recomendable ya que contribuye mucho a agilizar el servicio a los clientes, lo más importante, pero también facilita bastante la gestión del día a día de los negocios. Así, contar con un sistema de TPV en la tablet permite por ejemplo a un restaurante simplificar el proceso de comanda de pedidos, posibilitando que pueda hacerse desde las propias mesas, con todas las ventajas que esto comporta (mayor diligencia, se evitan errores en la cocina, etc.). Al tiempo, que también se propicia que los camareros puedan controlar el stock de existencias y proponer con inmediatez otras alternativas a los comensales en caso de que se haya agotado algún producto. En definitiva, el TPV en tablet resulta muy beneficioso para todo lo relacionado con la atención al cliente, contribuyendo a que se pueda ofrecer un mejor servicio y por tanto a aumentar las perspectivas de éxito del negocio.

Descubra nuestra selección de mPOS para pequeñas empresas en nuestro artículo comparativo.

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Tipo de terminales para aceptar pagos con tarjeta de crédito

Todos los datáfonos se conectan a un sistema para realizar cobros con tarjetas de crédito. Los que se conectan a la línea telefónica se denominan fijos. Por otro lado, están los portátiles, que establecen comunicación por medio de internet o de la red de datos GPRS, 3G o 4G.

La ventaja de un TPV fijo es que es un alternativa más estable, que no depende de las fluctuaciones de las redes inalámbricas. Por su parte, la virtud de los datáfonos portátiles tiene que ver con la movilidad. Sea que dispongas de vendedores a domicilio o que tu negocio sea itinerante, podrás realizar cobros con tarjeta donde sea que te encuentres, siempre y cuando haya cobertura de telefonía celular en la zona.

Alquiler de un TPV para aceptar pagos con tarjeta de crédito

La mayoría de los españoles acuden a una institución bancaria o entidad adquirente para alquilar un TPV para su negocio. Veamos en qué consiste el proceso.

Por medio de un banco

La primera opción es acudir a un banco en el que ya tengas una cuenta profesional o, en su defecto, abrir una. Esta debe usarse exclusivamente para las transacciones relacionadas con el negocio. Tras realizar los trámites correspondientes, recibirás el datáfono en tu domicilio junto con un código para acceder al sistema.

En algunos casos, el contrato de alquiler estipula el pago de una suma por concepto de instalación del TPV y una permanencia no menor a uno o dos años (la devolución anticipada conlleva el pago de multas). Asimismo, deberás pagar una tarifa mensual fija o un porcentaje previamente establecido de las ventas del mes. El valor de estas comisiones varía dependiendo de la institución financiera y, por lo general, va disminuyendo cuanto mayor sea la facturación del período.

Por medio de una entidad adquirente

Otra manera de alquilar un TPV es acudir a una entidad adquirente. Como no ofrecen servicios financieros, no hace falta abrir una cuenta bancaria con estas. UniversalPay y PayTPV son algunas de las compañías que manejan este servicio, tanto para empresarios como para autónomos.

Otro factor que diferencia a las entidades adquirente de los bancos tradicionales es el menor tiempo de permanencia que se espera del usuario. De hecho, en el caso de UniversalPay, es posible realizar la cancelación del contrato en cualquier momento y sin tener que pagar una multa.

En cuanto a los costos de instalación y de mantenimiento, estos varían en función de la empresa. Lo mismo podemos decir de las tarifas por operación: en algunos casos, mientras más pagos con tarjeta de crédito aceptes, menos será lo que desembolsarás de comisión por venta.

Una marcada ventaja con respecto a las ofertas de los bancos es la posibilidad de contratar un paquete de alquiler a tiempo parcial. Es una alternativa ideal para quienes abren su negocio solo durante ciertos meses o los que necesitan un TPV para determinados eventos u ocasiones especiales.

Compra de un TPV para aceptar pagos con tarjeta de crédito

Si lo que buscas es ahorrarte el pago de la tarifa mensual, entonces debes saber que tienes la posibilidad de comprar el datáfono. Puedes elegir entre dos tipos de equipos.

TPV convencional

Los datáfonos a la venta son similares a la versión portátil que alquilan los bancos y las entidades adquirentes. Generalmente, vienen con una impresora de tickets integrada.

Al adquirir dicho equipo, te encargarás por ti mismo de su instalación, lo que te evitará un desembolso más. Solo ten presente que, cuando la garantía del fabricante haya expirado, deberás asumir por ti mismo el costo de la reparación o el reemplazo.

El beneficio de comprar un TPV se aprecia, sobre todo, con el tiempo. Se trata de una inversión que recuperarás tarde o temprano. Una vez adquirido el TPV, el único pago que realizarás es el de la comisión correspondiente por transacción.

Antes de usarlo por primera vez, deberás habilitarlo para recibir pagos. Para ello, tendrás que recurrir a un servicio adquirente, como el que ofrecen UniversalPay o Redsys. El único pago que realizarás a dichas entidades es el de la comisión correspondiente por transacción.

Dispositivo con TPV virtual

Una última opción es comprar un lector de tarjetas de crédito que se comunique con una aplicación TPV instalada en tu tableta o teléfono inteligente. Estos dispositivos son los más económicos del mercado.

Si eliges esta modalidad, no gastarás nada en concepto de mensualidad ni de instalación de la app. En cuanto a la comisión, encontrarás alternativas muy asequibles y con una tarifa dinámica, es decir, una tasa que disminuye a medida que alcances ciertos objetivos en el mes. SumUp y iZettle son dos soluciones muy usadas por los españoles.

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¿Sorprendido? No deberías estarlo. Y es que en España -técnicamente- no es obligatorio contar con una caja registradora, POS o TPV para emitir una factura.

El uso de la caja registradora y su obligatoriedad

Mientras las leyes tributarias de los países europeos, Estados Unidos y Latinoamérica obligan a los sujetos pasivos a tener un medio electrónico para expedir facturas ordinarias y simplificadas; España se aleja de esa práctica o, mejor dicho, la deja «a discreción» del comerciante.

Esto no quiere decir que la legislación aplicable vulnera los derechos al consumidor o promueve la evasión de impuestos. De hecho, las empresas y autónomos están obligados a emitir una factura con copia -simplificada o no- que englobe su actividad, ya sea la venta de bienes, la prestación de un servicio profesional y/o técnico o el cobro por la manufactura de un producto; solo que no necesariamente deben contar con una caja registradora o TPV para hacerlo.

Sobre el régimen legal aplicable

El sistema tributario español por el cual se rigen las empresas, PYMES y autónomos está contenido, en principio, en la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido -mejor conocido como IVA- publicada el 28 de diciembre de 1992; y en los reglamentos y leyes especiales posteriores.

En el Título X de este cuerpo normativo se establece que los sujetos pasivos deben:

• Expedir una factura por cada una de sus operaciones y entregar la original al consumidor.
• Usar estas facturas como respaldo para llevar sus libros y asientos contables, y conservarlas hasta la prescripción del IVA.
• Guardar las copias de las facturas en un lugar seguro y entregarlas a Hacienda o a cualquier órgano con competencia cuando este las solicite.

Sin embargo -y a pesar de que la norma se refiere a la obligatoriedad de la emisión de un comprobante de compra legal- no existe ninguna disposición escrita acerca de los medios de expedición de las facturas, del uso de cajas registradoras o del punto de venta, conocido como POS –Point of Sales– o terminal de punto de venta (TPV).

Ahora bien, las agencias de recaudación sí han promovido -de una u otra forma- el uso de herramientas electrónicas de facturación. Por medio de la publicación del Suministro Inmediato de Información del IVA (S.I.I.) del 2017 lanzaron un sistema que simplifica la declaración del IVA, ya que los contribuyentes pueden enviar electrónicamente las facturas generadas en el período impositivo a la Agencia Tributaria. Esta es una forma simple de promover el uso de una caja registradora o POS en el negocio.

Respondiendo preguntas sobre las cajas registradoras y POS en España

¿Qué diferencia hay entre un POS y un TPV?

Ninguna. POS es la abreviación de Point of Sales, es decir, terminal de punto de venta o TPV. Un TPV es un aparato electrónico compuesto por un hardware y un software que permite el cobro con tarjetas de débito y crédito, el registro del pago en efectivo, la impresión de facturas y el control del inventario.

Los TPV o POS están integrados por el datáfono, CPU, lector de barras, pantalla, teclado, cajón para billetes y una impresora térmica.

¿Qué tipos de TPV hay en el mercado?

En España, puedes usar distintos tipos de TPV:

• TPV fijo, que se conecta a una red local. Ideal para tiendas y comercios.
• TPV inalámbrico. Como no usa cables, podrás moverlo a través de la tienda sin problemas.
• TPV portátil, perfecto para entregas a domicilio. Usa una tarjeta con conexión GPRS, 3G o 4G.
• TPV móvil. Esta versión conecta un datáfono al smartphone para cobrar con tarjetas de crédito o débito.

¿Qué requisitos necesito para tener un TPV en España?

Los requisitos para adquirir un TPV dependen, esencialmente, del proveedor y del tipo de contrato que busques. Por ejemplo, para alquilar un POS en el banco, tendrás que tener una cuenta bancaria en esta institución a nombre de tu negocio, firmar un contrato de 24 meses con comisiones a favor del banco -que van desde el 0,50 % hasta el 4,50 % por cada transacción- y pagar una tarifa por la instalación, que suele rondar los 300€. Algunas instituciones prefieren cobrar una tarifa plana mensual de 25-50€ al mes en vez de comisiones tan altas por cada operación.

También podrás alquilar un POS con entidades adquirientes. Estas empresas exigen cuotas similares a las de los bancos, pero no cobran por la instalación ni por el mantenimiento del terminal. Además, los contratos pueden ser por un lapso menor a los 12 meses y te dan la libertad de tener tu cuenta bancaria donde desees.

¿Puedo comprar un TPV en vez de alquilarlo?

Sí. De hecho, es una de las opciones más económicas, al menos para quienes venden por volumen. El datáfono solamente tiene un precio de 100€ y la tarifa por transacción es menor al 1,50 % del monto de la venta. Otra opción barata y funcional es la del TPV móvil. No necesita instalación y la comisión puede ser tan baja como una del 0,99 %. Además, podrás asociarlo a cualquier cuenta que desees.

Una vez que tenga caja registradora o POS, ¿estoy obligado a emitir facturas?

Sí, incluso si no la tienes. Las empresas y autónomos están obligados a emitir una factura que detalle el desarrollo de su actividad, ya sea una venta o la prestación de un servicio. Si el monto de la factura no excede los 400€ -o aun excediéndolo no sobrepasa los 3.000€ para servicios de hostelería, gastronomía, peluquería o ventas a domicilio- podrás expedir una factura simplificada que contenga:

• Número correlativo
• Fecha de emisión
• DNI, NIE o NIF
• Nombre completo o razón social
• Dirección
• Descripción del importe
• Monto con IVA y la leyenda de «IVA incluido»*
• Desglose del IVA cuando estos sean diferentes
• Contraprestación total

*Según la Ley 44/2006 de mejora de la protección de los consumidores y usuarios (29 de diciembre de 2006)

Recuerda: no necesitas una caja registradora o POS para emitir esta factura. También puedes hacerlo con un talonario, siempre que cumplas con todos y cada uno de los requisitos legales. No obstante, si cuentas con una caja registradora o POS en España y le envías información de forma telemática a la Agencia Tributaria, es esencial que expidas tus facturas por este medio siempre para evitarte problemas de impuestos y vacíos en el correlativo.

Si tengo una tienda en línea, ¿puedo solicitar un TPV virtual?

Por supuesto. No obstante, tu tienda en línea tendrá que cumplir con algunos requisitos, como tener un aviso legal publicado en la página «inicio»; contar con un carrito de compra activo; tener la web publicada en castellano; poner un apartado con las políticas de devolución, compra y envío, etc.

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Dejando a un lado las alternativas online y centrándonos solo en las presenciales tendríamos cuatro grandes opciones:

• Caja registradora
• TPV clásico (o POS, que sería el acrónimo en inglés de ‘terminal de punto de venta’)
• TPV en móvil
• TPV en tableta

Una premisa fundamental en la elección de sistema es que cuanta más flexibilidad en la forma de pago ofrezcas mejor, ya que a más facilidades más posibilidades de ingresar tienes. En este sentido, es muy importante que tus clientes puedan pagar con tarjeta de crédito, una opción que es muy usada por sus múltiples ventajas (permite diferir el pago, no hay que llevar efectivo encima, etc.). Además, el proceso para poder habilitar en tu negocio los pagos tanto con ellas como con tarjetas de débito es muy sencillo, debiendo tan solo acudir a una entidad bancaria que te proporcionará todo lo necesario para hacerlo (servicio de adquierencia, datáfono, etc.), bajo unas determinadas condiciones que normalmente suelen ser una pequeña comisión sobre las ventas y una cuota reducida en concepto del alquiler del lector de tarjetas.

Caja registradora: ventajas y limitaciones

La caja registradora aún sigue siendo el sistema más extendido en pequeños restaurantes y comercios, ofreciendo aún unas indudables ventajas en lo concerniente a precisión y seguridad. Con todo, la proliferación de los distintos formatos TPV las ha dejado obsoletas, pese al surgimiento de cajas registradoras inteligentes que brindan muchas más funcionalidades que las modalidades clásicas. Pero todavía pueden ser una buena opción para negocios sencillos en los que no sea necesaria la toma de pedidos y los clientes no deban aguardar mucho tiempo para poder pagar.

La máquina TPV o POS, imprescindible para pagos con tarjetas

La máquina TPV o POS es un dispositivo electrónico que consta de pantalla y teclado, estando ideada para adaptarse a pagos tanto con tarjeta de débito como de crédito, aunque también ofrece otras funcionalidades muy interesantes para los negocios:

• Emisión e impresión de facturas
• Interacción permanente con stock de mercancías o existencias del comercio
• Lecturas de códigos de barras
• Adaptación a planes de fidelización de entidades bancarias
• Posibilidad de obtener todo tipo de informes, balances, estadísticas, etc.

El software con el que operan estos aparatos es muy similar al de cualquier ordenador de casa, con la salvedad de que suelen ser inalámbricos, algo fundamental para agilizar el proceso de cobro de los productos o servicios que dispensa el negocio. Igualmente, también destacan por su adaptabilidad, pudiéndose amoldar a la perfección a cada modalidad de actividad comercial, ya que, por ejemplo, no son similares las necesidades que puede tener una tienda de moda que solo realice ventas presenciales a las de una empresa de distribución de bebidas cuyos comerciales cierren operaciones en los propios establecimientos hosteleros que visiten.

Otras ventajas

Además, la máquina TPV o POS ofrece otras ventajas como que el ticket emitido equivalga a una factura (con todo lo que esto implica en agilización de la facturación), mientras que el cliente se beneficia de poder pagar de manera directa, sin necesidad de disponer de efectivo y con plena seguridad bancaria. Por ello, el uso del TPV resulta muy recomendable para todas las partes, suponiendo en el momento de su surgimiento un auténtica revolución del concepto clásico de punto de venta.

Pos o TPV en móvil, una solución cada vez más extendida

Disponer del sistema de TPV en el móvil es una opción muy interesante para pequeños negocios y autónomos, ya que es una alternativa mucho más barata que la máquina TPV y también permite mediante un lector el cobro a través de todas las variedades de tarjetas (débito, crédito, prepago…), pudiéndose así mismo usar en cualquier lugar al tener la misma portabilidad que un smartphone convencional. Además, su instalación es muy sencilla y no precisa ayuda especializada, teniéndose tan solo que descargar la App correspondiente en función del sistema operativo, Android o iOS-Apple, con el que funcione el terminal.

Requisitos para usar TPV o POS en móvil

Lo único que precisas para cobrar con tarjetas en un teléfono es:

• Que el dispositivo sea un smartphone inteligente de cualquier marca que tenga un sistema operativo compatible: Samsung, iPhone, Huawei, etc.
• Conexión a internet, mediante Wifi, 3G, 4G…
• Lector de tarjetas móvil

¿Cómo funciona el lector de tarjetas móvil?

El lector de tarjetas que precisas adquirir para que los clientes de tu negocio puedan hacer pagos con ellas es un pequeño dispositivo que se conectaría a tu terminal móvil mediante Bluetooth, posibilitándote así el procesamiento de los pagos si dispones también de la correspondiente aplicación y de conexión a internet. Por la sencillez de este sistema, resulta ideal también para pequeños negocios y autónomos, cumpliendo además plenamente la normativa europea de pagos digitales.

¿Dónde puedo conseguir el lector de tarjetas?

Para adquirir un TPV para el móvil hay dos opciones: o acudir a un banco o a empresas independientes. El recurso más habitual es solicitarle el datáfono a una entidad financiera, aunque conviene comparar las condiciones de contratación, precios y comisiones que ofrece cada banco, estando particularmente atento a la letra pequeña.

El TPV para tableta puede ser muy beneficioso para tu negocio

Una TPV táctil o una aplicación de TPV para tablet puede ayudarte mucho a simplificar la gestión de tu negocio, contribuyendo por tanto a mejorar el servicio a tus clientes, con todo lo que esto implica de positivo para todos. Entre las ventajas que ofrece este sistema está que su uso es muy intuitivo, resultando las pantallas táctiles muy fáciles de manejar, sobre todo para quienes están acostumbrados a utilizar este tipo de dispositivos. Además:

• La realización de tareas se agiliza al máximo, ya que a través de la pantalla se puede desde comandar los pedidos hasta cobrar, ganando mucho tiempo en todo los aspectos del día a día de un restaurante. Así, los clientes son atendidos con mayor diligencia y eficacia, recibiendo un mejor servicio e incrementando por tanto las perspectivas de éxito de tu negocio.
• Disminuye la posibilidad de cometer fallos, ya que una TPV táctil hace mucho más eficiente la toma de pedidos, al permitir por ejemplo que personal que atiende mesas tocando simplemente una pantalla anote comandas y las envíe directamente a cocina, evitando así además que se produzcan errores y descoordinaciones entre los camareros y la cocina.
• Al margen de resultar muy beneficioso para el funcionamiento del local y la calidad del servicio al cliente, el TPV para tableta también da buena imagen a los negocios, mostrando que están tecnológicamente a la última, lo que ayuda a construir una buena imagen de marca.

De este modo, las TPV táctiles ofrecen todo un sistema de gestión integral de negocio que proporciona unos resultados que benefician al cliente en muchos aspectos. Así, se contribuye a que tenga una buena experiencia, lo que incrementará las posibilidades de que repita y recomiende el local.

Diferencias entre caja registradora y TPV

La rapidez, un aspecto clave

Las cajas registradoras siempre cumplen con lo que tienen hacer, otra cuestión sería a la velocidad a que lo hacen, aunque las nuevas modalidades que han ido surgiendo hayan mejorado en este y otros ámbitos. Con todo, no llegan ni de lejos a la celeridad de los sistemas TPV, una rapidez que por ejemplo en el caso de una tienda propicia que los clientes pasen menos tiempo pagando en caja, recibiendo así un mejor servicio, lo que siempre tendrá efectos positivos para el negocio.

Los TPV evitan los tediosos inventarios

Actualizar diariamente el inventario restándole las ventas realizadas es una labor ardua y fatigosa si se tiene que hacer ticket a ticket como en el caso de las máquinas registradoras. Mientras que si se tiene un sistema TPV la totalidad de productos y artículos que se hayan vendido se restan de manera automática del inventario, al tiempo que también se simplifica el proceso de alta de nuevos items en el stock.

Con los TPV olvídate de los problemas de mantenimiento

Cuando una maquina registradora se avería en la mayoría de los casos hay que solicitar la ayuda de un técnico (que cobra bastante) y aguardar a veces hasta un día entero para que todo vuelva a funcionar con normalidad. Sin embargo, los TPV solo requieren unas simples operaciones con el software para que todo vuelva a la normalidad, sin que esto lleve mucho tiempo ni implique la ayuda de un profesional que se traduzca en la realización de un desembolso económico.

Cómo elegir tu sistema TPV

A la hora de decantarte por una modalidad de TPV u otra tendrás que tener en cuenta aspectos como las necesidades específicas de tu negocio, los límites de gasto previstos o cuál sería el proveedor más idóneo.

Busca la solución más recomendable para tu negocio

En el mercado podrás encontrar desde TPV muy simples hasta modalidades muy sofisticadas que prácticamente ofrecen prestaciones integrales de gestión. Si ya tienes terminal de punto de venta pero es muy básico y no cubre todas las necesidades de tu negocio, se trataría de hacer balance de las funcionalidades que echas en falta y buscar un equipo que sí las ofrezca. También, sería recomendable que le preguntases a tu personal que mejoras creen ellos que se precisarían en la gestión de tareas, resultando fundamental esta aportación de los trabajadores ya que son ellos los que, por ejemplo, en el caso de un restaurante toman pedidos, cobran, etc.

Estudia las necesidades de equipo

Antes de elegir una modalidad de TPV u otra valora detenidamente la inversión que deberías de llevar a cabo en nuevos ordenadores, tabletas, lectores de códigos de barras… debiendo solicitarle al proveedor del terminal que te pase un presupuesto detallado que incluya cuánto te costaría todo, sin dejar al margen componentes auxiliares como escáneres de tarjetas, impresoras de tickets, etc.

Elige el mejor proveedor

Conviene no atender solo a criterios como el precio económico, resultando aconsejable sopesar con calma todas las funcionalidades que ese comercial nos vende tan bien y las ventajas que comportarán para la gestión de tu negocio. Por ello, estaría muy bien solicitar una ‘demo’ que te permita comprobar cómo opera el sistema, siendo la solicitud de esta prueba gratuita bastante habitual en estos casos. Tampoco está de más pedir referencias a otros establecimientos que las tengan para saber sus impresiones, pudiéndose igualmente acudir para recabar opiniones a foros webs especializados o incluso a portales de comercio electrónico que recojan valoraciones de usuarios que los hayan adquirido.

¿Es obligatorio tener cajas registradoras o TPV?

Actualmente no hay ninguna normativa legal que establezca el uso de caja registradora o terminal de punto de venta para los negocios. El motivo principal de que no se obligue a los minoristas a su utilización es el modelo de factura simplificada que se aprobó en 2012, que permite a empresarios y autónomos emitirla en transacciones que no sobrepasen los 400€. Además, en España de momento las facturas pueden realizarse por cualquier medio, tanto en papel como por vía electrónica, debiendo constar eso sí el número de factura, la fecha de expedición, la modalidad de transacción, el valor así como el IVA y las retenciones si correspondieran.

Novedades del sistema de SII de la Agencia Tributaria

Con el nuevo sistema de gestión del impuesto del IVA que puso en marcha Hacienda en 2017 las empresas tienen la posibilidad de mandar a tiempo real todas las facturas que van generando. Así, se facilita mucho más la liquidación del impuesto con todas las ventajas que esto implica. Aunque para poder adherirse a SII hay que autoliquidar el IVA de forma mensual, debiéndose además permanecer en el sistema un mínimo de un año. Con todo, esta novedad tampoco implica la obligatoriedad de disponer de caja o TPV, pero sería una razón más que se añadiría a una larga lista de motivos:

• Óptimo registro de ventas, agilización de la facturación y gestión más fácil de inventarios
• Dinamización de procesos de gestión, pudiendo contar incluso los terminales de punto de venta con sistemas ERP
• Simplificación de proceso de transmisión de datos a la Agencia Tributaria, propiciando que pueda recabar toda la información que precisa tener, algo muy importante ya que puede evitar las recurrentes inspecciones fiscales y todas sus molestias derivadas

Una decisión muy importante para tu negocio

Sea cual sea la opción por la que te decantes al final, la elección debe ser fruto de un proceso de reflexión en el que sopeses detenidamente las ventajas e inconvenientes de cada alternativa, ya que tal y como hemos ido desgranando aquí la decisión va mucho más allá de la mera recepción del pago de los productos y servicios que ofreces, pudiendo el sistema que utilices para cobrar a los clientes tener repercusiones en la gestión de tu negocio, la eficiencia del trabajo de tu personal, la óptima reposición de existencias, la calidad de la atención que dispensas, la propia imagen que transmite el local o incluso a la hora de conformar una identidad de marca. Aspectos todos ellos que resultan esenciales para que un negocio tenga éxito. De ahí, que resulte esencial que la solución de cobro sea una de las primeras cuestiones que tengan dilucidadas a la hora de poner en marcha tu proyecto empresarial.

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