Los pagos y los cobros con tarjeta hace ya muchos años que forman parte del día a día de la mayor parte de las empresas. No obstante, y debido a la limitación de los pagos en efectivo en el año 2012, el uso de estas tarjetas se ha generalizado para las empresas. Sin duda, es una buena medida para prevenir el fraude fiscal y el blanqueamiento de capitales. Así pues, cualquier operación que tenga una cuantía superior a los 2500 euros deberá llevarse a cabo a través de una tarjeta de crédito. De esta forma, las empresas y profesionales no podrán hacer pagos de más de 2500 euros en efectivo, sino a través de tarjeta de crédito u otros medios.
Sin duda, las tarjetas de crédito se han convertido en el día a día de particulares y empresas. Es por ello de vital importancia saber cómo llevar a cabo la contabilización de las tarjetas de crédito en una empresa y cómo puede ayudar la entidad bancaria en esta cuestión.
Cómo contabilizar las operaciones con tarjetas de crédito en una empresa
Las empresas utilizan la tarjeta para llevar a cabo la mayor parte de sus pagos. No obstante, también hacen compras y retiran efectivo. Aunque contabilizar los gastos de la tarjeta de crédito no resulta complicado, es necesario llevar a cabo esta contabilización de forma ordenada. Además, se ha de tener en cuenta que la contabilización de tarjetas de crédito en la actualidad empresarial dependerá del tipo de tarjeta que se utilice.
Contabilización con tarjeta de crédito
A través de la tarjeta de crédito, la empresa realizará operaciones haciendo uso la línea de financiación temporal en qué consisten dichas tarjetas. Así pues, la empresa podrá pagar con la tarjeta de crédito, independientemente de si hay fondos en la cuenta corriente empresarial o no. No obstante, la línea de financiación no es ilimitada, sino que habrá un máximo que se pactará previamente con el banco. Será a final de mes cuando la entidad bancaria cobre el montante resultante, aplicando los correspondientes gastos complementarios e intereses correspondientes.
Para contabilizar los gastos efectuados con la tarjeta de crédito se tendrán que tener en cuenta las siguientes partidas:
- Disposición de dinero en efectivo: además de hacer pagos directamente con la tarjeta, la empresa también podrá disponer de dinero en efectivo. En este caso, la entidad bancaria aplicará un interés por dicha operación. La disposición de dinero en efectivo se verá reflejada en la partida de cuenta de caja.
- Cobros con tarjeta de crédito: no solo las empresas hacen uso de las tarjetas de crédito, también los particulares las utilizan. De este modo, cada vez es más habitual que los clientes realicen sus pagos a las empresas utilizando tarjetas de crédito. Para ello, las empresas cuentan con terminales TPV que les facilitarán las entidades bancarias. A cambio, la empresa deberá pagar al banco una serie de comisiones o intereses. No obstante, también hay ciertas tarifas planas que no dependen del importe de las operaciones.
- Intereses con las entidades bancarias: los bancos cobran intereses por los diferentes productos que comercializan, desde terminales TPV hasta líneas de financiación, así como por la propia utilización de la tarjeta.
Para que la contabilización sea adecuada, la empresa deberá diferenciar entre el haber y el debe. Veámoslo:
- Haber: en el haber deberán aparecer los cobros que practique la empresa. Así pues, en la partida del haber aparecerán reflejados los pagos realizados por los clientes, tanto en efectivo como por tarjeta de crédito o débito.
- Debe: en la partida del debe se verán reflejadas las deudas contraídas por la empresa, así como los pagos llevados a cabo por la tarjeta de crédito. También aparecerán el pago en concepto de servicios bancarios, como las comisiones y los intereses.
Contabilización con tarjeta de débito
A través de la tarjeta de débito, la empresa cargará los pagos directamente a la cuenta corriente de la misma. De este modo, las tarjetas de débito solo se podrán usar en tanto que haya fondos en la cuenta corriente. No obstante, las entidades bancarias facilitan a las empresas diferentes modalidades para hacer el cargo de los pagos: pago al contado o pago al final del mes.
- Pago al contado: cuando el pago es al contado, estos se cargarán de forma ordenada conforme se vayan realizando los pagos. Esta modalidad no entraña gastos adicionales ni la aplicación de intereses. Es una forma muy sencilla de contabilizar los gastos de una empresa de forma ordenada y por orden cronológico.
- Pago al final de mes: en este caso, la entidad bancaria carga a la empresa los gastos efectuados durante el mes al final de este. Así pues, será a final de mes en el que se concentren las operaciones realizadas. En esta modalidad, lo habitual es utilizar una cuenta complementaria o subcuenta para ir reflejando estas operaciones. En cualquier caso, será a final de mes cuando la entidad bancaria liquide los gastos y los cargue en la cuenta corriente de la empresa.
Cómo puede ayudar tu banco en la contabilización de tarjetas de crédito en una empresa
Aunque son las empresas las obligadas a contabilizar las operaciones llevadas a cabo con las tarjetas de crédito a través de una hoja de cálculo, lo cierto es que las entidades bancarias pueden ayudar a cumplir con esta cuestión de forma más adecuada y ordenada.
Las entidades financieras pondrán a disposición de las empresas líneas de financiación con condiciones especiales para empresas, así como cuentas secundarias complementarias en las que las entidades podrán ir reflejando los gastos en que incurran a lo largo del mes. Esto es especialmente importante para el uso de las tarjetas de crédito. De esta forma, y teniendo en cuenta que los gastos se cargarán a final de mes, la empresa podrá ir apuntando y controlando los gastos que haga a lo largo del mes.
Debido al uso cada vez más extendido de las tarjetas de crédito en la actualidad empresarial, es de vital importancia saber cómo llevar a cabo la contabilización de los gastos. Una adecuada y ordenada contabilización de los pagos con tarjeta de crédito es importante para controlar mejor los costes de una empresa y no incurrir en gastos superfluos.
